Die neue Version des Datenpools setzt wieder einen Meilenstein in der Online-Bearbeitung von Dokumenten. Mit der neuen Funktion können nun auch pdf-Dokumente und Pläne online bearbeitet und mit Prüfstempeln versehen werden.
ÄNDERUNGEN/ ERWEITERUNGEN
- Online-Bearbeitung von pdf-Dokumenten
Als logische Erweiterung zur Bearbeitung von Office-Dokumenten bietet der Datenpool nun auch die Möglichkeit, pdf-Dokumente online zu bearbeiten. Neben dem Redlining, der Bearbeitung von Texten und dem Einfügen von Grafiken und Attachments ist es nun auch möglich, personalisierte Freigabestempel einzudrucken, die mit aktuellem Datum und Unterschrift versehen werden können.
- Bestehende Post-it mit einer neuen Version verknüpfen
Persönliche Post-it, die mit einem Container verknüpft sind, werden nun bei Versionierung des Dokuments automatisch in die neue Version übertragen. Damit bleiben die beschlagworteten Container im Zugriff, auch wenn sich die Version ändert.
- Infomail an den Ersteller eines Workflows
Funktionen in Workflows mussten bisher mit definierten Personen oder Gruppen belegt werden. Mit der neuen Funktion kann nun auch der Ersteller als Variable hinterlegt werden. Wird ein neuer Workflow erstellt, kann vom System nun der Autor automatisiert eingetragen werden.
- Automatische Erinnerung bei Wechsel der Prüfphasen
In einer speziellen Ansicht kann im Datenpool geprüft werden, ob die laufenden Prüfworkflows in der vorgegebenen Zeit erledigt werden. Über ein Ampelsystem wird der User informiert, in welchem Status sich einzelne Prüfworkflows befinden. Mit der neuen Funktion erhält der Prüfer nun auch automatisch ein Infomail, wenn sich die Prüfphase ändert.
- Ablageordner von freigegebenen Containern bearbeiten
Mit der Freigabe eines Containers war es bisher nicht mehr möglich, die Ablageordner zu ändern. Mit der nun überarbeiteten Funktion kann die Ablage und die Beschlagwortung eines Containers auch nach dem Abschluss des Prüfworkflows geändert werden.
- Ansicht für Versionsentwürfe
Mit der neuen Funktion werden Sie beim Start des Datenpools automatisch informiert, wenn die Bearbeitung von neuen Versionen noch nicht abgeschlossen wurde. Alle offenen Dokumente und Pläne werden in einem eigenen Bereich angezeigt, durch Klick auf ein Dokument bzw. auf einen Plan kann dieser direkt bearbeitet werden.