Die Datenpool Version 12 bringt viele neue Funktionen für das Arbeiten mit Workflows und eine konsequente Vorgabe der Bezeichnungssystematik von Plänen. Das Highlight der neuen Version ist aber die automatische Versionierung  von Plänen, die nun sehr komfortabel über einen Massenupload durchgeführt werden kann, wobei das System selbst erkennt, ob ein bestehender Plan versioniert werden soll oder ein neuer Plan zu erstellen ist. Die Voraussetzung für diese Funktion ist der Einsatz der Bezeichnungssystematik.

1. Automatische Versionierung von Plänen

Das Highlight der neuen Datenpool Version ist die automatische Versionierung von Plänen, die über den Massenupload hochgeladen wurden. Die Voraussetzung dieser Möglichkeit ist der Einsatz der Bezeichnungssystematik. War es bisher mittels Massenupload nur möglich, neue Pläne hochzuladen, können nun auch neue Versionen  von bestehenden Plänen mit drag & drop hochgeladen werden. Der Datenpool erstellt dabei für jeden Plan einen eigenen Container und unterscheidet automatisch zwischen neuen Plänen und neuen Versionen bestehender Pläne. Das System unterstützt dabei auch die Ablage von mehreren Teilplänen in einem Container und versioniert die Pläne automatisch, wenn eine ältere Version des Plans im System erkannt wird.

2. Bezeichnungssystematik für Pläne und Dokumente

Umfassende Möglichkeiten gibt es nun auch für die konsequente Vorgabe der Bezeichnung von Dokument- und Plancontainern. Mit der neuen Funktion können komplexe Bezeichnungen in beliebiger Zusammensetzung konfiguriert werden, welche entweder vom System automatisch berechnet werden oder vom Anwender einzugeben sind. Für jeden Teilbereich der Bezeichnung können über ein Pull-down Menü die erlaubten Werte angezeigt und ausgewählt werden. Beim Speichern prüft das System, ob die Bezeichnung den Vorgaben entspricht und unterbricht den Speichervorgang, wenn vom Anwender noch Einträge korrigiert werden müssen.

Die konsequente Bezeichnung von Plänen ist die Voraussetzung für die Nutzung der automatischen Versionierung und dient zur Erkennung von bestehenden Planversionen.

3. Workflow abbrechen

Wurde ein neuer Workflow vom Prüfer oder Konfigurator noch nicht bearbeitet, gibt es nun für den Ersteller die Möglichkeit, den Workflow abzubrechen.
Über die Schaltfläche “Workflow abbrechen” wird der Container in den Status “In Vorbereitung” zurückgesetzt und kann vom Ersteller wieder bearbeitet werden, um Attachments zu tauschen oder die Einstellungen zu ändern. Anschließend kann der Workflow neu gestartet werden.

Die Prüfer werden über den Abbruch per Mail informiert. Beim Massenupload kann die Datei einfach ausgetauscht werden, wenn noch kein Prüfer/Konfigurator eine Aktion durchgeführt hat und die Versionsnummer übereinstimmt. Alle Änderungen werden  im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert, um den Vorgang transparent zu machen.

4. Versionierung – Übernahme Dateianhänge konfigurieren

Dateianhänge wurden bei der Versionierung bisher automatisch in den neuen Container übernommen. Mit der neuen Version kann nun in der Konfiguration je Dokumenttyp festgelegt werden, ob die Dateianhänge zu übernehmen sind.

5. Workflow-Optionen für bedingte Prüfung

Beim Status des Workflows für die bedingte Prüfung kann nun zwischen “bedingt freigegeben” und “bedingt abgelehnt” gewählt werden. Die neue Option ist besonders dann interessant, wenn durch die Ablehnung des Prüfschritts der Workflow nicht abgebrochen werden soll und die neue Version wieder einen Prüfworkflow enthält.

6. Workflow mit flexiblem Folgedokument

Die Konfiguration von verschiedenen Folgedokumenten je nach Prüfstatus eines Workflows ermöglicht viele weitere Varianten für die Prüfung und Freigabe von Plänen. So ist es nun möglich, nach einer umfangreichen Erstprüfung vereinfachte Prüfungen für neue Versionen zu definieren oder die erforderlichen Prüfschritte in Abhängigkeit vom gewählten Status zu definieren.

7. Workflow-Prüfung widerrufen

Der Prüfer eines Workflows kann seinen bereits durchgeführten Prüfungsschritt wieder widerrufen, so lange der darauffolgende Prüfschritt noch nicht durchlaufen wurde.
War der Workflow bereits komplett abgeschlossen, wird mit dem Widerruf der Prüfung ein Infomail an die berechtigten Leser versendet, um über den neuen Status des Workflows zu informieren.

8. Optionen für die Anzeige des Usernamens

Die Anzeige der Namen der Datenpool-Anwender ist nun konfigurierbar. Bei der Einrichtung des Datenpools kann nun zwischen 5 verschiedenen Arten der Anzeige gewählt werden.

9. Neue Seitenleiste

In der neuen Version des Datenpools steht eine Seitenleiste zur Verfügung, die über eine Schaltfläche im Header eingeblendet wird. Die Seitenleiste informiert über aktuelle Wiedervorlagen, offene Onlinebearbeitungen und offene Entwürfe im Projekt.

10. Anpassung Konfigurationsübersicht

Mit den Adaptierungen in der Konfigurationsübersicht ist es nun leichter, die Informationen der Tabelle zu lesen. Die Spaltenüberschriften bleiben nun auch beim Scrollen im Blickfeld und bieten einen besseren Überblick.

11. Neues Datenpool Handbuch

Mit der neuen Version des Datenpools wird auch das Handbuch neu strukturiert und steht als Online-Hilfe unter help.datenpool.at in mehreren Sprachen zur Verfügung.
Das Online-Handbuch löst damit das bisher verwendete Handbuch als pdf-Datei ab.

12. Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit

In unserem ständigen Bemühen, die Arbeitsgeschwindigkeit im Datenpool zu optimieren, wurde auch in der neuen Version die Struktur der Datenbanksysteme überarbeitet, um eine Verbesserung der Antwortzeiten zu erreichen.